15 секретов проведения совещаний, как у лучших инновационных компаний мира

Meetings-Like-The-World’s-Top-Innovative-Companies

Совещания могут быть источником творчества и мотивации — время, когда сотрудничество в команде и лидерство объединяются и создают пространство для достижения организационных целей. Может быть, в идеальном мире. К сожалению, чаще всего встречи являются просто непродуктивной и неэффективной тратой времени.

Есть секрет проведения совещаний, которые заряжают энергией, а не деморализуют. Вот 15 вещей, которые делают ведущие мировые инновационные компании, чтобы встречи были продуктивными:

1. Apple — небольшие группы умных людей
Встреча — это не вечеринка, поэтому принцип «чем больше, тем лучше» не применяется. Стив Джобс был печально известен тем, что настаивал на том, чтобы встречи проводились небольшими группами умных людей, и он без колебаний дал бы знать кому-нибудь, если бы они не были нужны. Эксперты предполагают, что на встрече должно быть не более 10 человек, так что выбирайте приглашенных с умом.

2. TED – будь краток
Нет ничего хуже, чем застрять на совещании и смотреть, как тикают часы. Встречи не должны затягиваться на часы — и даже на полчаса. Исследования показывают, что наша концентрация внимания составляет от 10 до 18 минут, поэтому самые инновационные организации знают, что встречи должны быть короткими. TED доказал, что многое может произойти за 18 минут:

В 15-минутном выступлении на TED главный операционный директор Facebook Шерил Сандберг вдохновила миллионы женщин «приклониться». Стив Джобс произнес одну из самых популярных в наше время вступительных речей в Стэнфордском университете и сделал это за 15 минут. Доктору Мартину Лютеру Кингу потребовалось немного больше времени, чтобы поделиться своей мечтой о расовом равенстве — он сделал это за 17 минут.

3. Google — назначьте лицо, принимающее решения
По словам генерального директора Ларри Пейджа, секрет успеха Google не в том, чтобы действовать как крупная многомиллиардная компания, а в том, чтобы действовать «как голодный стартап». Проблемой больших компаний является усиление бюрократии и бюрократии, возникающее из-за большого количества отдельных отделов (корпоративный, операционный, отдел продаж и т. д.). Это приводит к увеличению количества совещаний и более медленным решениям. Таким образом, Google применил подход «на этом все», чтобы упростить процесс принятия решений на собраниях.

Как говорит Ларри: «Нет компаний, которые принимают правильные медленные решения».

4. 3M — Разрешить свободное время
Совещаниям нужны повестка дня и цель, но инновациям и творчеству также нужно пространство для дыхания. Компания 3М создала Программу 15%, чтобы дать своим сотрудникам (оплачиваемое) время в свободное от рабочего дня время для генерации идей и творческих начинаний — это началось в 1948 году! За более чем 50 лет доказано, что самые продаваемые продукты и услуги появляются благодаря этому свободному времени и пространству. Google последовала его примеру и повысила планку с 20% свободного времени, что, как известно, привело к созданию Gmail и Google Earth. Итак, будь то до/во время/после встречи, дайте свободное время для творческих мыслей.

5. Девственница – Место, место, место
Зала заседаний и powerpoint достаточно, чтобы усыпить кого угодно. Ричард Брэнсон предполагает, что инновационные идеи будут исходить из инновационных пространств. Он говорит, что новизна проведения встречи в парке или кафе привнесет глоток свежего воздуха в любую групповую встречу и, вероятно, породит новые идеи и способы мышления. Если у вас нет частного острова или яхты, чтобы обсудить отчет о прибылях и убытках за этот месяц, попробуйте выйти на улицу или занять другое место в офисе, например кухню.

6. Facebook — Думайте на ходу
Эксперты утверждают, что каждый час, в течение которого мы сидим, сокращает продолжительность нашей жизни на 22 минуты. Учитывая, что мы проводим примерно 40-80 часов в неделю, сидя за рабочим столом, неудивительно, что ведущие инновационные технологические компании отказываются проводить встречи сидя. Недавнее исследование также показало, что «когда люди стоят во время совещаний, они выглядят более увлеченными своей работой, менее территориально относятся к своим идеям и лучше взаимодействуют в команде». Кроме того, стояние также, как сообщается, сокращает время встречи на 25%. Сообщается, что технический менеджер Facebook (Марк Тонкеловиц) проводит 15-минутные встречи в 12 часов дня ежедневно — отсутствие стульев и приближающееся обеденное время делают обновления короткими и приятными. Для встреч один на один Нилофер Мерчант попросила аудиторию TED подумать о преимуществах пешеходных встреч. Давайте начнем думать на наших ногах!

7. Microsoft — делитесь эфирным временем
Собрания — это не лекция — обычно требуется участие всех участников (особенно если вы придерживаетесь пункта 1 и правильно составили список гостей!). Лучшие новаторы знают, как организовать встречи и обеспечить, чтобы каждому участнику было выделено эфирное время. Команда Microsoft использует «Ральфа» — резинового цыпленка — чтобы подбрасывать группу говорящему в данный момент. Это немного похоже на ледокол в летнем лагере, но это может помочь сохранить баланс между речью и слушанием на собраниях.

8. Facebook — есть повестка дня
Это действительно большой и, возможно, довольно очевидный. Главный операционный директор Facebook Шерил Сандберг настаивает на том, что повестка дня имеет решающее значение для встреч, и всегда носит с собой блокнот на спирали, чтобы отметить каждый пункт. В идеале повестка дня должна быть распространена заранее и иметь некоторую гибкость – это не обязательно должен быть подробный список, но должны отражать цель и задачи встречи. Это приводит к моему следующему пункту…

9. American Express — знай свою цель
Все встречи должны иметь четко определенную цель или проблему для решения. Кристофер Франк, вице-президент American Express, говорит, что вы должны уметь сформулировать цель или проблему в пяти словах или меньше. Он сказал Forbes, что это дает «хорошее представление о том, какая информация вам нужна, о людях, с которыми вам следует поговорить, и гарантирует, что все работают для достижения одной цели». Это не всегда легко! Как говорит доктор Сьюз, иногда вопросы сложны, а ответы просты.

10. Upfront Ventures — оставьте ноутбуки
Марк Састер, успешный предприниматель, ангел-инвестор и венчурный капиталист, говорит, что ноутбукам не место в конференц-залах. Все должны быть полностью вовлечены и внимательны на продуктивной встрече, и ноутбуки редко способствуют этому. Как насчет делать заметки? Что ж, исследования показывают, что концептуальные заметки гораздо лучше запоминаются после рукописных заметок, чем на ноутбуке. Если встреча будет длинной (но см. № 2 выше), запланируйте 15-минутный перерыв на переписку.

11. Барак Обама – Выключи
Недавнее исследование показало, что 79% людей в возрасте от 18 до 44 лет держат свои смартфоны при себе 22 часа в сутки. Хотя эта мобильная технология имеет много преимуществ, в основном она не отвлекает на совещаниях, так что держите ее подальше от телефона! Очень немногие вещи являются такими срочными или важными. Даже Барак Обама это понимает — судя по всему, на встречах кабинета министров в Белом доме, которые проходят раз в два месяца, можно обойтись без мобильного телефона! На входе есть корзина для всех участников, чтобы положить свои телефоны. Если этого достаточно для президента США…

12. Apple — есть DRI
Неудивительно, что Apple дважды попала в этот список. Судя по всему, ключом к достижению целей встречи в Apple является назначение «непосредственно ответственного лица». Это создает культуру подотчетности, которая помогает двигаться вперед и гарантирует, что встречи всегда будут продуктивными. Стив Джобс поощрял (читай: настаивал) на том, чтобы старшие сотрудники брали на себя полную ответственность за вопросы и действия. Нет ничего лучше позора публичной подотчетности для мотивации сотрудников к выполнению поставленных задач.

13. Amazon — избавьтесь от PowerPoint
Мы все любим хорошую круговую диаграмму или линейный график, но генеральный директор и основатель Amazon (Джефф Безос) запретил PowerPoint на своих собраниях. Никто не наслаждается смертью от тысячи слайдов. Джефф утверждает, что PowerPoint удобен для выступающих, но сложен для аудитории. Если вы не профессионал в PowerPoint, придерживайтесь маркированного списка.

14. Yahoo — использование данных
Генеральный директор интернет-портала стоимостью 35 миллиардов долларов (что неудивительно) твердо верит в силу фактов и цифр на совещаниях. Она считает данные уравнителем. Это также препятствует тому, чтобы собрание уступило место офисной политике и дискуссиям, вызванным мнениями. Однако не интерпретируйте «данные» слишком консервативно — баланс качественной и количественной информации обычно воспринимается лучше всего.

15. Nike – рисуй прочь
Исследование, проведенное в 2009 году в Университете Плимута, показало, что рисовальщики могут запоминать на собраниях и лекциях на 29% больше информации, чем те, кто не рисует. Поэтому неудивительно, что генеральный директор Nike Марк Паркер часто встречается с блокнотом из молескина и ручкой в ​​руке во время совещаний — он говорит, что это помогает процессу мозгового штурма. Империя стоимостью 15,9 миллиарда долларов, вероятно, была построена на фундаменте проектов, набросанных на встречах во вторник днем.

Теперь у вас есть все инструменты для организации мотивирующих и продуктивных встреч на рабочем месте. У вас будет 15-минутное обновление команды в парке, где вы будете бросать теннисный мяч в мгновение ока. Тем не менее, помните – лучше отсутствие встречи, чем неудачная встреча.

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий

Вы должны быть авторизованы, чтобы разместить комментарий.

Яндекс.Метрика